Entwicklung eines Kommunikationsleitfadens für die Verwaltungen: „Wer redet wann mit wem?“

Handlungsfelder:
HINTERGRUND:
Verwaltungen sowohl auf Stadt-, Landkreis- wie auch gemeindlicher Besondere Handlungsbedarfe der Gesamtregion – insbesondere in den Handlungsfeldern Siedlungsentwicklung, Energie und Mobilität, genauso wie viele noch nicht genutzte regionsübergreifende Kooperationspotenziale haben die Region dazu bewogen, in einem partizipativen Prozess das vorliegende Regionale Entwicklungskonzept zu erarbeiten. Während der Expertenwerkstätten und bei der Kommunikation der Zwischenergebnisse wurde ersichtlich, dass es den Verwaltungsmitarbeitenden an einem Leitfaden fehlt, um zu wissen, welche Kollegin und welcher Kollege zu welchem Handlungsbereich zu kontaktieren ist. Diese Herausforderung betrifft die interne Kommunikation genauso sehr wie die Kommunikation über die Gebietskörperschaftsgrenzen hinaus.
Kooperation in der Region:
Der durch die Konzeptentwicklung angeregte gebietskörperschaftsübergreifende Austausch soll den Startschuss für eine Kommunikationsstruktur in der Verwaltungsarbeit und einer Regions-Identifikation in den Köpfen der Mitarbeitenden auf allen Ebenen bilden, sodass Stadt-, Landkreis- und Gemeindeverwaltungen in Zukunft vermehrt miteinander Lösungen entwickeln.

Gefordert sind vor allem die Stadt- und Landkreisverwaltung, welche die Gemeinden als Gebietskörperschaften rechtzeitig, regelmäßig und zielorientiert zu wichtigen Prozessen und Entscheidungen informieren und aktiv einbinden sollen.
Ziele und Ergebnisse:
Aufbauend auf dem gemeinsam entwickelten Regionalen Entwicklungskonzept sollen Kommunikationsstrukturen geschaffen werden, anhand derer neue wie alteingesessene Mitarbeitende wissen, wen sie wann und zu welchem Thema um Rat fragen können.

Beschäftigte der Stadt und des Landkreises, welche zu gleichen oder ähnlichen Themen arbeiten, werden aktiv dazu motiviert, regelmäßige Absprachen zu halten (Jour Fixes). So erarbeiten sie Synergien und entwickeln gemeinsame Projekte, die die ganze Region voranbringen.

Das Landratsamt vertritt die Gemeindeinteressen und fördert eine Kooperation im Sinne der strategischen Entwicklung der Gesamtregion. Dabei kommuniziert es regelmäßig die Verwaltungsprozesse und bindet die Gemeindevertreterinnen und -vertreter strategisch ein.
Vorgehen:
  1. Erstellung einer nach Themenschwerpunkten und Zuständigkeiten sortierten Liste der Beschäftigten. Hierbei sollen alle betroffenen Beschäftigten an der Erarbeitung und Pflege der Liste beteiligt werden; die Listen werden durch gut erfassbare Schaubilder ergänzt, die das Zusammenspiel aller Akteure anschaulich darstellen
  2. Planung und Organisation von verschiedenen fachspezifischen Stadt-Landratsamt Jour Fixes (regelmäßige wiederkehrende Besprechungen)
  3. Entwicklung eines strategischen Leitfadens, um Gemeinden über den aktuellen Stand der Umsetzung der Leitprojekte des Regionalen Entwicklungskonzeptes zu informieren
  4. Beteiligung und Kommunikation der Gemeinden über die digitale Agora (Leitprojekt 1)
Beteiligte:
Projektpaten: Amt für Stadtentwicklung Regensburg; Abteilung Regionalentwicklung und Wirtschaft Landratsamt Regensburg
Co-Paten: Insgesamt 18 Gemeinden haben bereits ihre aktive Beteiligung zugesichert.
Weitere Beteiligte: Stadtverwaltung, Landratsamt, Gemeindeverwaltungen, Angestellte von Tochtergesellschaften der Kommunen, sonstige externe Expertinnen und Experten
Laufzeit:
2022 - 2023